Facturer : acompte, solde, facture libre et avoir

Émettre vos factures, enregistrer les paiements, relancer les retards, corriger par un avoir.

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Il y a quatre sortes de factures. La facture d’acompte, préparée en brouillon quand votre client accepte un devis. La facture de solde, depuis le devis accepté. La facture libre, pour une prestation sans devis. Et l’avoir, pour corriger une facture déjà émise.

Ouvrons la facture d’acompte. Un brouillon se modifie librement : l’échéance est proposée d’après votre délai de paiement dans Ma marque, la date de prestation est obligatoire si elle diffère de la date d’émission, et vous choisissez la TVA, franchise en base ou vingt pour cent.

Enregistrer garde le brouillon. Émettre la facture lui donne son numéro définitif, sans trou, et elle ne peut plus être modifiée ni supprimée : c’est la loi. Émettre et envoyer l’envoie aussi à votre client par email ; sinon, vous téléchargez le PDF pour l’envoyer vous-même. Les mentions obligatoires sont ajoutées automatiquement, et chaque facture émise est aussi au format Factur-X, prêt pour la facturation électronique.

L’adresse de votre client est obligatoire sur une facture, et son SIRET si c’est un professionnel : complétez sa fiche si on vous le demande. Télécharger le PDF est disponible sur toute facture émise.

Le paiement se fait hors de Sépia Pro, par virement ou par chèque : notez-le ici quand vous le recevez. Indiquez le montant reçu, la date, le moyen de paiement et une note facultative, comme un numéro de chèque ou la référence du virement. Plusieurs paiements sont possibles.

Enregistrer le paiement : la facture passe en Payée quand le total est atteint. Une erreur de saisie ? Supprimer ce paiement l’efface. Une facture non réglée après son échéance passe En retard et apparaît dans l’accueil ; Relancer envoie la relance de paiement, mise en avant un, sept et quinze jours après l’échéance.

La facture de solde : sur le devis accepté, le bouton Facturer le solde la crée. Elle reprend les lignes du devis et déduit les acomptes déjà facturés.

La facture libre, avec Nouvelle facture, sert pour une prestation sans devis, des tirages ou une séance. Et pour corriger une erreur, Corriger par un avoir crée l’avoir en brouillon ; à son émission, la facture d’origine passe en Annulée, et vous refaites ensuite une facture juste.

Sur la page Devis et factures, les tuiles À encaisser et Encaissé résument vos factures, et les listes se parcourent par statut.

Les quatre sortes de factures

Facture d’acompte : préparée en brouillon quand votre client accepte un devis.
Facture de solde : bouton Facturer le solde sur le devis accepté ; elle reprend le devis et déduit les acomptes déjà facturés.
Facture libre : Nouvelle facture, pour une prestation sans devis (tirages, séance…).
Avoir : pour corriger une facture déjà émise.

Émettre

Un brouillon se modifie librement. À l’émission, la facture reçoit son numéro (F-2026-001…, sans trou) et ne peut plus être modifiée ni supprimée : c’est la loi. Les mentions obligatoires sont ajoutées automatiquement (date de prestation, échéance, pénalités de retard, catégorie de l’opération…).

L’adresse de votre client est obligatoire sur une facture, et son SIRET si c’est un professionnel : complétez sa fiche si on vous le demande.

Chaque facture émise est aussi au format Factur-X (PDF avec les données de la facture), prêt pour la facturation électronique.

Paiements et retards

Enregistrer un paiement : montant, date, moyen (virement, chèque…). Plusieurs paiements possibles ; la facture passe en « Payée » au total.
Une facture non réglée après son échéance passe En retard et apparaît dans l’accueil ; Relancer est mis en avant 1, 7 et 15 jours après l’échéance.

Les champs d’une facture

Échéance : proposée d’après votre délai de paiement dans Ma marque ; le jour de l’émission, c’est un paiement à réception. La date de prestation est obligatoire sur la facture si elle diffère de la date d’émission.
TVA : TVA 20 % (prix HT) ou franchise en base.
Enregistrer garde le brouillon (« Brouillon enregistré »). Émettre et envoyer émet la facture et l’envoie à votre client par email ; Émettre la facture l’émet sans l’envoyer, et vous téléchargez son PDF pour l’envoyer vous-même.
Télécharger le PDF est disponible sur toute facture émise.

Enregistrer un paiement

Le paiement se fait hors de Sépia Pro (virement, chèque…) : notez-le quand vous le recevez. Indiquez le montant reçu (par exemple 744 ou 84,50), Reçu le (la date), Moyen de paiement et une Note facultative (numéro de chèque, référence du virement…). Supprimer ce paiement (erreur de saisie) l’efface. Relancer envoie à votre client la relance de paiement avec la facture ; le bouton devient « Relancer (relance prête) » quand une relance est due (1, 7 et 15 jours après l’échéance).

Dans Devis et factures

Les tuiles À encaisser et Encaissé en (le mois) résument vos factures ; les listes se parcourent par statut.

Corriger une erreur

Corriger par un avoir crée l’avoir en brouillon ; à son émission, la facture d’origine passe en « Annulée ». Refaites ensuite une facture juste.