Vos fiches clients
Coordonnées, galeries, devis et factures, historique et notes de chaque client, au même endroit.
Vidéo : 1 min 36 s · Lecture : 2 min
En vidéo : vos fiches clients
1 min 36 sLire la transcription
La rubrique Clients remplace le carnet d’adresses et les tableurs. Chaque client a une fiche, et le champ Rechercher un client la retrouve en un instant.
Une fiche se crée toute seule quand vous créez une galerie, quand vous faites un devis depuis une demande, ou à la main avec le bouton Ajouter. Un client est reconnu par son email : jamais de doublon.
La fiche montre d’où vient ce client, ses galeries, ses devis et factures avec le reste à facturer, et l’historique : demandes, galeries créées et livrées, emails, devis envoyés et acceptés.
Les notes sont enregistrées toutes seules et visibles de vous seul : notez ici les détails à ne pas oublier le jour J, comme les horaires, les personnes à photographier ou les demandes particulières.
Les actions : Nouveau devis, Nouvelle galerie, avec le client déjà choisi, Écrire, un email à votre nom ajouté à l’historique, qui demande une adresse email sur la fiche, et Modifier.
Dans la fiche, le nom affiché se compose tout seul à partir des contacts si vous le laissez vide. Les contacts : prénom, nom et email, qui sert à livrer les galeries et à envoyer devis et factures, avec un second contact pour un couple ou un associé. L’adresse postale est facultative ; elle figure sur les factures.
Cochez Client professionnel pour une entreprise ou une association : le nom de l’entreprise et le SIRET deviennent obligatoires sur ses factures.
Enfin, Supprimer ce client efface la fiche, ses coordonnées et ses notes. C’est impossible s’il a des factures, que la loi impose de garder dix ans.
La rubrique Clients remplace le carnet et les tableurs.
Une fiche se crée toute seule
Une fiche est créée quand vous créez une galerie, quand vous faites un devis depuis une demande, ou à la main (Ajouter). Un client est reconnu par son email : jamais de doublon.
Ce que contient une fiche
- Jusqu’à deux contacts (un couple, un associé), l’adresse (pour les factures), l’entreprise et le SIRET pour un client professionnel.
- « Venue de » : d’où vient ce client (galerie invités d’un mariage, demande, galerie…).
- Galeries, devis et factures, et le reste à facturer.
- Historique : demandes, galeries créées et livrées, emails, devis envoyés et acceptés.
- Notes : enregistrées toutes seules, visibles de vous seul.
Les actions
Nouveau devis, Nouvelle galerie (le client est déjà choisi), Écrire (un email à votre nom, ajouté à l’historique) et Modifier. Exporter la liste (CSV) récupère tous vos clients dans un tableau.
Les champs d’une fiche
- Nom affiché : laissez vide, il est composé avec les prénoms et noms des contacts.
- Contacts : prénom, nom et email (il sert à livrer les galeries et à envoyer devis et factures) ; Ajouter un second contact pour un couple ou un associé.
- Adresse postale (facultative ; elle figure sur les factures) avec son code postal.
- Client professionnel (entreprise, association…) : cochez-le pour saisir le nom de l’entreprise et le SIRET, obligatoires sur ses factures.
- Rechercher un client : le champ au-dessus de la liste. Voir sa fiche ouvre la fiche depuis une demande ou une galerie.
- Écrire demande un email sur la fiche, et votre propre adresse doit être confirmée.
- Supprimer ce client efface la fiche, ses coordonnées et ses notes ; c’est impossible s’il a des factures (conservées 10 ans).
Astuce · Notez ici les détails à ne pas oublier le jour J : horaires, personnes à photographier, demandes particulières.
Un client qui a des factures ne peut pas être supprimé : la loi impose de les garder 10 ans.